Binnenkort ga ik voor de eerste keer het MT van mijn gemeente mijn bevindingen en aanbevelingen presenteren. In de praktijk houdt dat in het MT graag wil weten wat ik sinds 1 januari heb aangetroffen. En uiteraard wil men dan ook weten wat ik vind dat er zou kunnen en moeten gebeuren.

Dat is een constructieve opstelling. Voor mij is het bovendien belangrijk dat ik de reactie op en de gevolgen van mijn presentatie kan opnemen in mijn rapportage aan het College. Maar het organisatiebelang staat voorop: hoe kunnen we onze werkprocessen verbeteren en welke rol speelt de kwaliteit van onze informatiehuishouding, inclusief ons archief, daarin? Ik vind het boeiend om uit te vinden hoe je daar als archiefinspecteur een effectieve bijdrage aan kan leveren.

Kortom, spannend en leuk om te doen. Mijn presentatie heb ik af. En in een ding ben ik geslaagd. Ik vermijd principieel het woord archief. Ik gebruik het woord informatieketen. En voeg daaraan toe dat slechts een duurzame informatieketen, die ingericht is naar het cradle-to-cradle principe, in staat zal zijn de werkprocessen van de gemeente effectiever te maken. En dat in de geest van Peter Drucker: “Efficiency is about doing things right; effectiveness is doing the right things”. Mijn aanbevelingen bestaat dan uit een lijst van concrete acties in de organisatie die m.i. het beste vanaf MT-niveau aangestuurd kunnen worden.

Tot zo ver helemaal goed. De eerste voorbesprekingen geven me het vertrouwen dat mijn boodschap over zal komen en dat het MT echt iets met de aanbevelingen gaat doen. We gaan zien of dat echt ook zo zal uitpakken. Maar ik denk dat dat meer dan goed gaat komen.

Ik trok bij wijze van spreken alvast een lekker flesje wijn open op de goede afloop. Totdat ... mij een collega te binnen schoot. Zo’n collega die altijd de Vervelende Vraag stelt. Zo’n collega die anderen scherp houdt. U kent dat wel. En die Vervelende Vraag schoot me ook meteen te binnen.

Die luidt namelijk: “Frans, prachtig betoog natuurlijk, maar wat versta je eigenlijk onder een Informatieketen?”.

De reactie van veel mensen zou zijn: dat weet je toch zelf wel? Het is immers zo’n term waar niemand zich bij afvraagt wat ermee bedoeld wordt. Het wordt daarom gebruikt in talrijke beleidsbrieven en -nota’s. Tot aan die van de staatssecretaris toe. Zelfs de Algemene Rekenkamer heeft onlangs in zijn mooie en kritische rapport over ‘s Rijks informatiehuishouding het begrip gebruikt. En allemaal zonder nadere aanduiding of omschrijving. Het woord Informatieketen heeft blijkbaar een hoog epibreergehalte.

Onze MT-leden mogen verwachten dat ik weet waarover ik praat. En met mijn mond vol tanden staan is ook niet een benijdenswaardige positie.

Daarom ben ik op zoek gegaan naar een definitie. En dat met behulp van de modernste middelen. In dit geval Twitter. Dat bleek twee voordelen te hebben. Ten eerste zijn er dan mensen die het leuk vinden om je bij te staan. En ten tweede kan een Tweet maar uit 140 tekens bestaan. Dat dwingt je tot een korte en krachtige definitie.

De eerste die reageerde was een mij volstrekt onbekende mijnheer die volgens zijn Twitterprofiel in Roemenie bivakkeert. Hij wees me erop dat er wel degelijk definities bestaan. Hij linkt me naar een webpagina, afkomstig van de huidige directeur van de KB Bas Savenije.

En daar staat: “ Het begrip ‘informatieketen’ kan als volgt worden omschreven: 'De infrastructuur opgebouwd als een keten van partijen die ieder met behulp van beschikbare middelen, een of meer functies kunnen vervullen in het proces van informatieverzorging' (Heijne et al., 1991)”

Mooie definitie natuurlijk. Maar ik vind hem niet goed genoeg. Want wat is een infrastructuur, wat is een keten en wat is eigenlijk informatieverzorging? Het roept meer vragen dan antwoorden op. En wie zijn die Heijne et al. eigenlijk? Een collega die me linkt naar dezelfde definitie is van mening dat die definitie al wel erg oud is, namelijk bijna 20 jaar. En dat vind ik ook. We komen hier niet verder mee.

Als ik dit alles kort op Twitter meld dan krijg ik van mijn kortstondige Roemeense connectie de suggestie “Wees Creatief!”. Nou, graag natuurlijk.

En zo ga ik aan de slag op Twitter bijgestaan door meedenkende tweeps die me kritisch bijstaan. Dat zijn de usual suspects van dit forum BREED en de moderator van de LinkedIn discussie over een archiefvisie. Binnen een dag of twee komen we tot een mooie definitie. Sterker nog: we komen op het spoor van een prachtig nieuw paradigma.

De definitie waar ik met behulp van de tweeps op uit ben gekomen, luidt:
“De informatieketen bestaat uit alle werkzaamheden die betrekking hebben op het creëren, beheren en gebruiken van informatie”

Kort, krachtig, veelomvattend en afgebakend. Als je de definitie ontleedt dan kom je op de noodzaak een aantal woorden te definiëren. Ik vond het schokkend om te zien dat zelfs de meest elementaire woorden nog extra definitie behoeven (want de bestaande zijn verouderd of gewoonweg foutief).

Dit is mijn poging:
-Een gegeven is een semantische eenheid. (vrij naar Luciano Floridi)
-Informatie is een functionele verzameling bestaande uit >= 1 gegeven
-Een keten is een verzameling activiteiten met een onderlinge relatie
-Creëren is samenstellen
-Beheren is duurzaam beschikbaar houden, dan wel vernietigen
-Gebruiken is raadplegen, bewerken en verwerken

De definitie is behoorlijk inclusief. Daarmee bedoel ik te zeggen dat de werkzaamheden van DIV-ers, records managers, archivarissen, bibliothecarissen, museale beheerders, providers, portalbeheerders etc etc daar onder vallen. Maar ook: het bevat ook alle werkzaamheden mbt informatie in de werkprocessen!

Het haalt dus nogal wat schotjes weg. Het sluit niets uit wat te maken heeft met tijd, ruimte, organisatiekader, wetten, regels, kennisgebieden of rol/functie. Ik vind dat mooi en nodig.

De definitie is ook exclusief. Het sluit alle werkzaamheden uit die niets met informatie te maken hebben (zoals het opentrekken van bovengenoemde fles wijn). De inhoud en de inrichting van de primaire processen (in een gemeente: handhaving, ontwikkeling, beheer en dienstverlening) vallen niet onder de informatieketen. Financieel beheer, facilitair beheer en catering bijv ook niet.

Ik ben blij met de definitie, want volgens mij kan ik daarmee anderen uitleggen wat de context van het werken met informatie is. En bovendien kan ik mooi uitleggen dat alle werkzaamheden die we traditioneel achter verschillende schotjes verbergen, behoren tot 1 grote informatieketen. Tot aan het archief toe.

Al twitterend (en nu bloggend) werd duidelijk dat eigenlijk de weg open ligt naar een nieuw paradigma. En Chido wist dat paradigma prachtig te verwoorden. Weg met het records continuum, weg met informatiecycli, weg met de exclusiviteit van procesgebonden informatie, leve het Informatie Continuum!

Ik denk dat ook buiten onze vakgebieden grote behoefte is aan een dergelijk paradigma. Kijk maar eens naar de bijna dagelijkse Babylonische spraakverwarring rond de discussies over falende ICT bij de overheid. Die spraakverwarring zelf is een groot deel van het probleem. Kansen te over dus om als beroepsgroep aan de slag te gaan en om je maatschappelijke relevantie aan te tonen.

Het proces van de totstandkoming van de definitie is overigens net zo belangrijk als het resultaat. Dit is effectief gebruik van social media voor professionele doeleinden door mensen die elkaar niet iedere dag zien. Ook is belangrijk om te zien wie niet meedoen. Ik denk dan aan de traditionele onderzoeksinstellingen. Join the club!

Zoals gezegd, een nieuwe definitie en een nieuw paradigma zijn niet zo maar geboren en al helemaal niet zo maar goed gefundeerd en geaccepteerd. Maar ik heb zo’n gevoel dat het denken in informatieketens en in termen als Informatie Continuum kans hebben om de werkelijkheid effectief te kunnen duiden en te beïnvloeden.

Van boardroom tot collegezaal en werkvloer. En die boardroom, daar ben ik dus binnenkort met mijn presentatie.

We gaan het meemaken!

Weergaven: 446

Opmerking

Je moet lid zijn van BREED - over de grenzen van informatie om reacties te kunnen toevoegen!

Wordt lid van BREED - over de grenzen van informatie

Reactie van Frans Smit op 22 September 2010 op 7.29
@Bas

Jan Grijpink heeft het meer over keteninformatie dan over de informatieketen. Je begrijpt ongetwijfeld wat ik bedoel! Informatisering van ketenprocessen kan niet zonder standaardisatie (liefst open), architecturen etc etc.

Maar ... het woord informatieketen kan dus wel tot misverstanden leiden.
We denken en zoeken verder, suggesties welkom!
Reactie van Bas de Groot op 22 September 2010 op 0.16
Ik mis in de reeks geciteerden nog de onvolprezen Jan Grijpink, die hoogleraar keteninformatisering is ;-)
En als we het gaan hebben over keteninformatisering, komen vanzelf ketenpartners, het dominante ketenprobleem, informatie-architectuur, NORA, metadataschema's en informatiemodellen (zie Geonovum) om de hoek kijken ;-)
Reactie van Eric Burger op 21 September 2010 op 9.56
@Ton: ja helemaal eens met de beperking 'binnen een specifieke context' in de definitie. dat geeft duidelijker aan dat de keten niet alleen in opeenvolgende processen en processtappen is afgebakend, maar ook gebonden is aan één context waarbinnen de informatie is gecreeerd, gebruikt, beheerd etc. wat natuurlijk weer niet uitsluit dat informatiebeheerders vaak/meestal informatie beheren die binnen verschillende informatieketens thuishoren.
@Frans: ik geloof zelfs dat er geen andere manier is om succesvol de aandacht voor het aspect archivering te krijgen in de bedrijfsvoering rond de informatieketen.
Reactie van Frans Smit op 20 September 2010 op 22.54
@Ton
Dank voor je preciseringen! In een blog kun je de wereld niet vangen en precies beschrijven. Dat blijkt maar weer.

Vwb creëren: dat is zo zelfverklarend dat enige andere toevoeging alleen maar verwarrend werkt. Laat dat "samenstellen" maar zitten.

Vwb de informatieketen en de context: daar moet ik nog eens over nadenken. Want dezelfde informatie kan in verschillende contexten een verschillende importantie hebben. Maar ik denk wel te begrijpen wat je bedoelt en volgens mij moet daar ook iets over worden toegevoegd in een definitie.

Mbt die exclusiviteit: wat ik probeerde te zeggen dat de definitie alle activiteiten insluit mbt gebruiken, creëren en beheren van informatie. Alles wat daarbuiten valt dus niet. Het aankoopbonnetje van de fles wijn hoort dus tot een informatieketen. Het nuttigen van de wijn niet. De eventuele foto van dat nuttigen zou wel weer een activiteit binnen de informatieketen zijn. Al helemaal als die foto gepubliceerd wordt op Flickr.

Ik hou me zeer aanbevolen voor nadere aanscherping!

En ik ga zeker door met nadenken over het concept/begrip/idee. Of paradigma. Wat mij betreft moet daarin centraal staan dat het een begrijpelijk en bruikbaar begrip moet zijn, met als belangrijke functie om traditionele schotjes weg te halen die achterhaald zijn. Zowel in praktijk als in theorie.

@Yvonne
Idd is mijn ervaring ook dat het woord Archief meteen alle deuren naar ook maar een greintje aandacht bij bestuurders en managers sluit. Mij staat nog een TV-fragment van voormalig Amsterdams burgemeester Schelto Patijn op het netvlies gebrand, die vertederd zei: “ Ach ja, ons archief. Zo leuk.” . Hij bedoelde daarmee het Gemeentearchief waar hij portefeuillehouder van was. Dat archief, ach je, zo leuk! Voor feestjes, partijen en een rondleidinkje. Een schattig speeltje voor de elite.

Overigens was (wijlen) Schelto Patijn een hele aimabele man en een hele goede bestuurder voor de stad. Daarom juist is hij zo representatief voor het stigma dat rust op het woord Archief.

Overigens heb ik vandaag een soort generale repetitie van de presentatie gehouden. Niemand fronste ook maar 1 wenkbrauw toen ik het had over beleidsvorming voor de totale informatieketen! En ze gaapten ook niet. Sterker nog, ik kreeg een prima vraag over de relatie tussen procesinrichting en de informatieketen! Ik denk dat dat niet gebeurd was als ik het over Archief had gehad. What’s in a name...

Chido maakte ook al gewag van de archiefwiki. Bekentenis: ik heb nog nooit iets aan een wiki toegevoegd. Ik ga dat morgen proberen.

@Luud
Helemaal gelijk over samenstellen en creëren. Ik vind dat laatste werkwoord wel het mooiste en het meest duidelijke. Maar dat is meer een mening dan dat ik een inhoudelijk argument heb.

En over gebruiken heb je ook gelijk! Een van de tweeps, Eric Burger, wees me erop dat mijn uitleg teveel gericht was op de beheerders, en te weinig op de gebruikers. En juist in de web 2.0-wereld zijn de gebruikers juist de dominante factor. De gebruikers bestaan m.i. uit iedereen die de informatie wil gebruiken en recht heeft op die informatie. Nu en in de (verre) toekomst.

Als archiefinspecteur probeer ik aansprekende begrippen te gebruiken voor de mensen die veel invloed kunnen uitoefenen op de verbetering van de informatieketen. En dat zijn de bestuurders en het hogere management.

Dat wil nog wel eens uitmonden in woordgebruik dat voor de specialisten en direct betrokkenen misschien wat kretologisch overkomt. Maar als het aansprekend is en leidt tot resultaat dan zal ik het niet schuwen. Daarom het woord informatieketen. En Informatie Continuum vind ik helemaal een fraaie, maar naar mijn gevoel iets meer voor de inhoudelijk betrokkenen.
Reactie van Luud de Brouwer op 19 September 2010 op 22.38
Frans, ik begeef me op glad ijs als exponent van de traditionele onderzoeksinstellingen. Ik ben niet goed thuis in de werkzaamheden van Divvers. Desondanks ga ik hier een mening over hebben.
Laat ik beginnen dat ik respect heb voor jou en de mensen die meegewerkt hebben om hier een nieuwe visie, een nieuw beeld neer te zetten. Nadenken kan nooit kwaad.

Volgens mij is het woord informatieketen ook aan een ander woord toe. Maar dat terzijde.
Over de inhoud van de definitie het volgende. Waarom gebruik je het woord samenstellen niet ipv creëeren? Daar kan zomaar verwaaring over bestaan. Als jij creeëren interpreteert als samenstellen, noem het dan gewoon samenstellen. Dat scheelt extra uitleg én discussie.
Hetzelfde kan ik zeggen over beheren. Die paar extra woorden maken volgens mij het geheel veel krachtiger en nogmaals: het scheelt uitleggen. Een nieuwe terminologie is er toch niet op gericht om de verwarring groter of even groot te houden, maar juist om de zaken scherper, duidelijker neer te zetten.

Jouw uitleg van het woord "gebruiken" is helder. Verderop in je blogtekst zeg je dat het alle werkzaamheden van genoemde functionarissen betreft. Maar je vergeet daarbij de belangrijkste: de brave burger die toch ook wat met het informatie continuüm aan moet. In mijn interpretatie van de informatieketen hoort ook het gebruik door de bezoekers/onderzoekers in een onderzoekerscentrum, studiezaal of online daarbij. Ik zou dat expliciet noemen. Dan voelen wij, traditionele onderzoeksinstellingen, ons meer betrokken :)

Dit is mijn bescheiden bijdrage aan deze discussie.
Oh ja, de korte post op Archief 2.0 met verwijzing werkte goed dus! :)
Reactie van Yvonne Welings op 19 September 2010 op 10.39
@Frans,
Zeer herkenbaar, het gebruik van het woord informatie. i.p.v. archief. Informatie continuum goed alternatief !
Naast de door jou aangevoerde argumenten lijkt er op het woord archief een soort stigma te berusten bij managers, dat niet verkoopt. Informatie verkoopt als noodzaak en archief niet. Je ziet ook hoe de jongens en meisjes van het kennislab dit thema inspirerend aanpakken.
Wat de term informatieketen betreft heb ik vanochtend eens gekeken naar de traditionele algemene bronnen op dit gebied:

• Wiki archiefterminologie: term komt niet voor
(ligt nog een taak voor je open)
• In de kennisbank van het IWA kennisbank voor informatiebeheer e.v. vind ik een artikel uit 2002 ! van
M. HERTZBERGER, Verticale internetportals voor professionele informatie: contouren van een nieuwe partij in de informatieketen
Ook daar is dus geen actuele info te vinden.
• Er is ook een website met de url informatieketen
• Op de VNG site vind je info over ICT standaarden over informatieketen

Komende week ben ik niet in Nederland, maar misschien kunnen anderen dit thema eens verder gaan uitdiepen.
Reactie van Eric Burger op 18 September 2010 op 19.35
Leuk stuk Frans! En inderdaad mooi voorbeeld van gebruik sociale media om snel feedback te krijgen op ideeën en concepten. Je ontkomt er niet aan om het gebruik van twitter te combineren met andere 2.0 middelen zoals blogpagina's, want de ruimte is zoals bekend te kort om in 140 tekens voldoendegenuanceerd zinnigs te zeggen. maar wonderbaarlijk genboeg kwamen we in deze abstracte discussie toch ook een eind!
Maar verder ben ik natuurlijk hier in dit discours gewoon Eric - en mag ik inhoudelijk meepraten - en is Archiefvisiemoderator één van de vele andere hoedanigheden waarin ik mij elders manifesteer.

© 2024   Gemaakt door Marco Klerks.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden