Waardering in een digitale, zaakgerichte omgeving

[Marco Klerks]

Ik had laatst een discussie met een collega over hoe selectie en waardering in een digitale, zaakgerichte omgeving moeten plaatsvinden. De collega twijfelde over mijn idee, maar kon de vinger niet op de zere plek leggen. Ik gooi het dus in de groep (=BREED).

Ik ga ervan uit dat één zaak één dossier is en dat waardering op zaakniveau plaats vindt. Bij het aanmaken van een zaak in het systeem, wordt hieraan een zaaktype toegekend. Alle zaaktypen zitten in het DSP. Bij ieder zaaktype is vastgelegd tot welke mogelijke resultaten een zaak van dat type kan leiden (toegekend, afgewezen, ingetrokken, etc.). Bij ieder mogelijk resultaat is vastgelegd:

• De nominatie te bewaren (B) of te vernietigen (V),
• De termijn hoe lang er gewacht moet worden voordat er overgebracht (indien B) of vernietigd (indien V) kan worden,
• Een aanduiding van wanneer de termijn begint te lopen, bijv. "na vervallen van het belang", "na geboorte" of "na verlaten school".

De zaak wordt behandeld en leidt tot een resultaat. Welk resultaat dat kan zijn, wordt natuurlijk beperkt door het zaaktype. Voor het waarderen van de zaak wil ik weten of de zaak te bewaren of te vernietigen (V) is en wanneer er overgebracht dan wel vernietigd kan worden. De zaak erft daarom de gegevens "nominatie", "termijn" en "aanduiding start termijn" over vanuit het DSP.

Ik heb nu echter nog niet genoeg gegevens om de datum te berekenen waarop er vernietigd dan wel overgebracht kan worden. Het is namelijk niet genoeg om te weten dat de termijn begint te lopen "na vervallen van het belang", "na ontslag" of "na verlaten school". Ik moet ook weten WANNEER het belang vervallen is, iemand ontslagen is of iemand de school heeft verlaten. Aan de hand van "aanduiding start termijn" moet ik dus bij iedere zaak de "datum start termijn" bepalen.

In de praktijk zal dit lastig zijn. Een deel zal te automatiseren zijn, maar een ander deel zal handmatig moeten gebeuren. Zo is het bijvoorbeeld denkbaar dat er periodiek een lijstje met schoolverlaters naar DIV gaat, die vervolgens bij de bijbehorende dossiers de "datum start termijn" moet invullen.

Aan de hand van "datum start termijn" en "termijn" kan het gegeven "datum eind termijn" berekend worden. Op grond van dit gegeven en het gegeven "nominatie" kunnen concept-vernietigingslijsten en concept-verklaringen van overbrenging gegenereerd worden.

Overigens is het mogelijk om, vanaf het moment dat het resultaat van de zaak bekend is tot het moment waarop er vernietigd of overgebracht wordt, de eerder genoemde gegevens te wijzigen (herwaardering).

Dus... wat vinden jullie van dit verhaal?

[Marco Klerks]

Een zelf-ontdekt gemis in dit verhaal: Hoe om te gaan met gerelateerde zaken?

De welbekende Corné Dekker heeft hier al eens over geschreven, maar ik heb zo mijn twijfels over de door hem voorgestelde oplossing.

Dekker stelt voor om het overerven van bewaartermijnen tussen zaken te regelen door middel van de kenmerken archiefkenmerkenrelatie en archiefkenmerkenprioriteit. Het is mij echter niet duidelijk hoe ik deze kenmerken kan inzetten, zodat ik tegemoet kan komen aan de vier volgende belangen.

Wij houden een archief, omdat:
- wij met (documentaire) informatie de werkprocessen ondersteunen,
- wij als overheid verantwoording moeten kunnen afleggen,
- wij als organisatie mogelijk een bewijslast moeten afleggen,
- wij cultuur-historisch onderzoek mogelijk willen maken.

Volgens mij gaat het om dan met name om het bewaren van de context. In hoeverre is de ene zaak van belang voor de context van de andere, daaraan gerelateerde zaak? Met andere woorden, in hoeverre is de ene zaak van belang voor de (accurate) reconstructie van de andere zaak?

Kunnen we met archiefkenmerkenrelatie en archiefkenmerkenprioriteit definiëren wanneer een gerelateerde zaak relevant is voor de context?....

[Rudy Kaptein]

Je gaat nu eigenlijk naar een ander niveau door een viertal redenen te noemen om archief te houden. Normaal gesproken zijn die vier belangen meegenomen in de selectielijst op basis waarvan er bewaartermijnen worden toegekend aan de documenten die onderdeel uitmaken van de zaken (aangezien de gemeentelijke selectielijst documentgeorienteerd is). Heel simpel gesteld is het dan ook aan de selectielijst om te bepalen wanneer er sprake is van gerelateerde zaken (om welke reden dan ook) en de manier waarop de relatie in elkaar zit. Zoals klachten/inspraak die onderdeel uitmaken van een te bewaren zaak (2.24) of een uitdiensttreding die ervoor zorgt dat zaken rondom personeelsleden een termijn krijgen van tien jaar.

Verder kun je zeggen dat de zaak in elk geval de context vormt voor de documenten die er onderdeel van zijn. Interessanter wordt de vraag of de zaak zelf altijd voldoende context voor zichzelf vormt. Daar zou je van moeten kunnen uitgaan en wanneer dat niet het geval is (zaaktype 'interne adviesaanvraag') moeten de gelegde relaties dit duidelijk maken.

Maar heb je voorbeelden van situaties waarbij een zaak onvoldoende zelf de context biedt?

[Marco Klerks]

Moeilijke vragen , heren! Ik wilde eigenlijk dit weekend reageren, maar de huishoudelijke klusjes vergen wat meer tijd. Ik kom er nog op terug!

[Marco Klerks]

@Ton

Ik heb het WABO-DIV boekje (nog) niet gelezen en ik weet ook niet hoe bijvoorbeeld het DSP-model er tegenaan kijkt, maar ik denk er het volgende over.

Ik ben van mening dat er per Wabo-aanvraag één hoofdzaak "Behandelen aanvraag omgevingsvergunning" is. Vanuit deze zaak wordt de coördinatie uitgevoerd. De behandelaar van deze zaak beoordeelt welke deelvergunningen er nodig zijn, stelt een aantal deelvergunningaanvragen op en stuurt deze naar de betreffende afdelingen of organisaties.

Het Wabo-zaakdossier bevat dus nu de Wabo-aanvraag en de deelvergunningaanvragen.

De afzonderlijke afdelingen en organisaties die deelvergunningaanvragen hebben ontvangen, kunnen hier afzonderlijke zaken mee starten. Deze zaken hebben een "is deelzaak van"-relatie met de Wabo-zaak (zie RGBZ). Iedere deelzaak zal leiden tot een deelbesluit.

De afstemming tussen de deelzaak-behandelaren en de Wabo-zaak-behandelaar kan twee varianten hebben:
- De Wabo-zaak-behandelaar kan geacht worden een passieve houding aan te nemen. De deelzaak-behandelaren informeren hem actief over de voortgang van de deelzaken d.m.v. ontvangstberichten en dergelijke.
- De Wabo-zaak-behandelaar kan geacht worden een actieve houding aan te nemen. Hij houdt zelf bij in het zakensysteem wat de voortgang is.

Documenten die door de deelzaak-behandelaren worden verstuurd naar de Wabo-zaak-behandelaar worden in het Wabo-zaakdossier opgenomen.

Zoals gezegd leidt iedere deelzaak tot een deelbesluit. Ieder deelbesluit wordt door de deelzaak-behandelaar (actief!) verzonden naar de Wabo-zaak-behandelaar. Deze neemt hij op in het Wabo-zaakdossier. Vervolgens stelt hij het Wabo-verzamelbesluit op, neemt dit op in het zaakdossier en verstuurt het naar de aanvrager.

Het resultaat is dus één Wabo-zaakdossier en een aantal deelzaakdossiers. Een aantal documenten komen zowel in het Wabo-zaakdossier als in een deelzaakdossier voor. In het RGBZ is dit geregeld a.d.h.v. ZAAKDOCUMENT. Een aantal documenten komen slechts in één zaakdossier voor.

Ik ben van mening dat het Wabo-zaakdossier genoeg informatie bevat voor de bedrijfsvoering, verantwoording, bewijslast en cultuur-historie. De bewaartermijn van dit zaakdossier hoeft dus niet overgeërfd te worden door de deelzaken.

Even ter verduidelijking, wanneer een (zaak-)dossier vernietigd wordt, dan moet ieder bescheiden welke in dat dossier is opgenomen ook vernietigd worden, tenzij het ook is opgenomen in een ander, niet-te-vernietigen dossier.

[Yvonne Welings]

@Marco,

Een late reactie. Bij de gemeente Tilburg zijn de volgende uitgangspunten geformuleerd:

- Elke zaak leidt tot één dossier, een zaakdossier.
- Uit praktisch oogpunt wordt één archieftermijn aangehouden voor het gehele zaakdosier. De langstlopende termijn is bepalend voor het gehele dossier.

[Marco Klerks]

Bedoel je daarmee dat deelzaken minstens evenlang bewaard dienen te worden als de hoofdzaak?

Overigens hadden we bij het vorig B5-overleg over dit punt een interessante discussie. De vraag was of een RMA alleen hoeft te voorzien in functionaliteit t.b.v. van selectie en waardering op (zaak-)dossierniveau of ook op documentniveau. De uitkomst van de discussie was dat er in het vakgebied verschillend over gedacht werd, met name door de toezichthouders. Een RMA moet dus s&w zowel op dossier- als op documentniveau kunnen ondersteunen, wil het aan kunnen sluiten op organisatie-specifieke keuzes.

Yvonne Welings zei:

@Marco,

Een late reactie. Bij de gemeente Tilburg zijn de volgende uitgangspunten geformuleerd:

- Elke zaak leidt tot één dossier, een zaakdossier.
- Uit praktisch oogpunt wordt één archieftermijn aangehouden voor het gehele zaakdosier. De langstlopende termijn is bepalend voor het gehele dossier.

[Marco Klerks]

Rudy, ik zie dat ik ben vergeten op jouw reactie te reageren.

Voorbeeld:

"Stel" een WOB-verzoek wordt afgehandeld en leidt tot het besluit dat de informatie wordt geleverd mits een X bedrag aan leges wordt betaald. Die zaak is te vernietigen. Vervolgens tekent de aanvrager bezwaar (= nieuwe zaak) en beroep (= nieuwe zaak) aan tegen die leges. Hij krijgt gelijk van de rechtbank. De gemeente komt er achter dat haar legesverordening niet rechtmatig is en gaat deze aanpassen (= nieuwe zaak).

Al deze zaken zijn direct of indirect aan elkaar gerelateerd. Vanwege het cultuur-historisch belang ga ik de laatste zaak eeuwig bewaren. Omdat het hele riedeltje van WOB-aanvraag t/m het besluit van de rechtbank de oorzaak en onderbouwing is van de herziening van de verordening, wil ik de overige zaken ook eeuwig gaan bewaren.

Als ik echter kijk naar de zaaktypen "behandelen WOB-verzoek", "behandelen bezwaarschrift" en "behandelen beroepschrift", dan zijn deze zaken na een aantal jaar te vernietigen. Ik zal de bewaartermijn van de wijzging van de verordening dus moeten laten overerven op de overige zaken. Hoe regel ik dat (bij voorkeur geautomatiseerd) in een digitaal systeem?

Overigens zal er n.a.v. de uitspraak van de rechtbank een nieuw WOB-besluit genomen moeten worden. Vormt dit dan een nieuwe zaak? En zo ja, ga ik die ook eeuwig bewaren of is die niet relevant meer voor de context van de herziening van de verordening?

Rudy Kaptein zei:

Maar heb je voorbeelden van situaties waarbij een zaak onvoldoende zelf de context biedt?

[Jermaine Dol]

@ Marco

Het koppelen van documenten is in de meeste DMS/RMA systemen wel mogelijk. De vraag is hierbij alleen of je de bewaartermijn kan laten erven door de gekoppelde documenten. Als dat tot de mogelijkheden behoort, en dan het liefst op de wijze dat je voor een keuze (wel/niet overerven bewaartermijn) wordt gesteld, dan heb je wellicht een oplossing voor dat deel van je probleem.
Ze vertellen mij weleens dat alles mogelijk is in de ICT (ceteris paribus dat wel, dus tijd en geld als constanten gezien)

[Rob van der Velde]

@Marco

Ik heb je reactie op Rudy nog eens doorgelezen en ik wilde me er toch even tegenaan bemoeien. Een van de opdrachten die we sinds de invoering van PIVOT hebben gekregen is alleen datgene te bewaren wat het beleid op hoofdlijnen van een overheidsorganisatie bepaald. En ik focus mij nu juist op die kern beleid op hoofdlijnen. Dat is namelijk ook de insteek die ten grondslag aan de huidige selectielijsten ten grondslag ligt. We moeten niet blind uitvoeren van wat de letter van de selectielijst zegt, maar de geest van de wet is er ook nog.

Ik zou in dit geval er dus ook voor kiezen om deze beleidswijziging voor vernietiging in aanmerking te laten komen. Dit is namelijk wel een beleidswijziging (eigen werkproces/zaaktype), maar zo zijn er elk jaar zoveel. En het nieuwe WOB-besluit komt voort uit een ander werkproces/zaaktype dan de beleidswijziging en kan als nieuwe zaak gewoon na de vernietigingstermijn worden weggegooid.
En als historicus wil ik ook worden meegeholpen door DIV-ers die mij meehelpen om aan te geven wat het belangrijkste is wat de overheidsorganisatie heeft gedaan. We moeten ermee leren leven dat niet alles bewaard kan worden.

Wat ik in de digitale wereld zou willen is op zaaktype de bewaartermijnen bepalen aan de hand van het resultaat en zaaktype. Daarna wordt per zaak die bewaartermijn uitgevoerd. En op documentniveau zullen de bewaartermijnen overgenomen moeten worden, want het is mogelijk dat bepaalde documenten in meerdere zaken zitten. Dus dan ontkom je niet aan DMS/RMA functionaliteit op alle drie de niveaus.

De discussie over deelzaken of die bewaartermijnen moeten overerven heeft ook te maken met de definitie van deelzaken. Bij ons (provincie Groningen) zijn deelzaken onderdelen van de hoofdzaak die nodig zijn om de hoofdzaak af te ronden en waar de doorlooptijd en kwaliteit van bijgehouden moet worden. Als je die vasthoudt dan moeten die deelzaken de termijnen van de hoofdzaak overnemen.

Ik ben erg benieuwd naar jullie reactie

[Rob van der Velde]

@Ton

Het uitgangspunt leidt ertoe dat je meer bewaard dan nodig is, maar zorgt er ook voor dat selectie binnen dossiers niet nodig is. Dat is een afweging die ik bijvoorbeeld bij de Centrale Archiefselectiedienst ook heb meegemaakt. Daar werden archieven geschoond en werd ook alleen op dossierniveau geselecteerd. Het is voor mij dus iets van alle tijden en niet alleen een probleem van zaakgericht werken.

Ik zie niet waarom integrale aanpak haaks staat op beleid op hoofdlijnen. Ik zou ervoor pleiten om met de gedachte van beleid op hoofdlijnen als basisgedachte mee te nemen en dan te kijken naar welke dossiers te bewaren zijn (met daarbij natuurlijk ook de selectielijst in de hand). Voor mij zijn integrale dossiers en beleid op hoofdlijnen ook twee verschillende zaken. De ene heeft met de opbouw van dossiers te maken en de andere met vernietiging van die dossiers. Maar ik kan me je vraag voorstellen. Ik hoop dat het zo iets duidelijker is geworden.

Wij zien bezwaarschriften als een afzonderlijke zaak van een besluit bijvoorbeeld en we zijn nog aan het kijken of we vervolgzaken ook bewaartermijnen laten bepalen van de "gerelateerde" openingszaak (besluit). We neigen naar dat ze wel de bewaartermijnen veranderen.

[Marco Klerks]

Interessante discussie Ton en Rob, maar het is nog heel theoretisch. Hoe vertalen we dit naar de praktijk? En let wel, ik heb de reikwijdte van mijn verhaal beperkt tot waardering in een digitale, zaakgerichte omgeving.

Rob, als ik het goed begrijp wil je deelzaken dezelfde waardering geven als de bovenliggende hoofdzaak. Dat kan heel eenvoudig door bij een zaak te kijken of deze een "is een deelzaak van"-relatie heeft en zo ja, de waardering over te laten nemen.

Rob, als ik het goed begrijp wil je niet alle wijzigingen van beleid gelijk waarderen, maar wil je het belang voor eventueel historisch onderzoek bepalen. Daar is een interpretatie van de stukken voor nodig, die niet door een computer verricht kan worden. Dat wordt dus mensenwerk en we komen sowieso al vaak handen tekort. Ik zou alle beleidswijzigingen gelijk willen waarderen (te bewaren) en die waardering op zaaktype-niveau willen vastleggen.

Overigens geeft het model-DSP van VHIC/SDU (toch enigszins een autoriteit) de mogelijkheid om op document-niveau een afwijkende waardering vast te leggen.