Zaakgericht archiveren; hoe om te gaan met bezwaar en beroep?

[Marco Klerks]

Theoretische inleiding

Iedereen onder ons die bij de overheid werkt kent het wel: bezwaar en beroep. In het kort, als je het niet eens bent een besluit van de overheid, dan kun je hiervoor een bezwaarschrift indienen. De overheid bekijkt dan of je bezwaar terecht is. Zo ja, dan wordt er een nieuw besluit genomen. Zo niet, dan blijft het oude besluit gehandhaafd. Ben je dan nog niet tevreden, dan kun je in beroep gaan. In dat geval bekijkt de rechter of je gelijk hebt en kan deze de overheid eventueel dwingen om een nieuw besluit te nemen. Of niet.

De overheid stoeit hier dus met de burger (of medewerker) en - indien van toepassing - de rechtbank. Er wordt enige correspondentie gevoerd en dus is er al gauw sprake van archiefbescheiden die gedurende enige tijd bewaard moeten worden.

Bij menige overheidsorganisatie wordt momenteel het zaakgericht werken ingevoerd. Vooraf gaan we de processen in kaart brengen, ook wel zaaktypen genoemd, en telkens wanneer een dergelijk proces wordt doorlopen, dan spreken wij van een zaak. Zo'n zaak leggen we vast in een systeem. Ook alle documenten en anderssoortige informatie leggen wij vast in dat systeem. Vervolgens leggen we lijntjes tussen de documenten en informatie en de zaken waarvoor ze relevant zijn.

We kunnen ook lijntjes tussen zaken onderling leggen. We kennen twee soorten lijntjes (zie RGBZ):

• De nevenschikking (zaak X "betreft andere" zaak Y) 
• De onderschikking (zaak X "is deelzaak van" zaak Y)

 

De vraag

Bij het zaakgericht werken is er bij een bezwaar sprake van minstens twee zaken:

• De zaak waarin het gegriefde besluit genomen is, bijvoorbeeld de behandeling van een aanvraag voor een vergunning
• De bezwaar-zaak

 

Als het bezwaar gegrond blijkt te zijn, dan zal er een nieuw besluit over de vergunning genomen moeten worden. Hoe richten we dit in?

1. Het nieuwe besluit over de vergunning wordt opgenomen in de bezwaar-zaak.
2. De vergunning-zaak wordt heropend. Het nieuwe besluit wordt daarin opgenomen. 
3. Er wordt een nieuwe vergunning-zaak geopend, waarin het nieuwe besluit wordt opgenomen.
4. De vergunning-zaak wordt pas gesloten als de bezwaar-periode is verstreken. Het bezwaar leidt tot een deelzaak "bezwaar" van de hoofdzaak "vergunning". Het nieuwe besluit wordt (op zijn minst) in de hoofdzaak opgenomen.

 

Ik leg dit graag ter discussie aan jullie voor. Vergeet niet dat er na het bezwaar ook nog een beroep kan volgen!

 

Ter onderbouwing van optie 4

Optie 4 is, geloof ik, een ietwat onorthodoxe benadering. Ik vind deze optie echter toch het overwegen waard. Ik vind deze namelijk wel een voordeel hebben voor de burger. Als ik als burger inlog op mijn PIP en ik zie dat de vergunning-zaak gesloten is, dan vertrouw ik erop dat mijn rechten en plichten vaststaan en dat ik aan de slag kan (evenement organiseren, boom kappen, huis bouwen, etc). Zolang deze open staat, het liefst met de toelichting erbij dat er nog bezwaar ingediend kan worden, dan zal ik alert blijven en de zaak blijven volgen. Het is vervelend voor een burger om te horen dat zij "aan de slag kan - oh nee, toch niet!"

[Joost van Koutrik]

En op een beroep kan ook nog eens een hoger beroep volgen, ook niet vergeten. :)

 

Mijn eerste gevoelsmatige reactie zou zijn om een nieuwe, gerelateerde - dus nevengeschikte - zaak te starten bij ontvangst van het bezwaarschrift, of de bezwaarschriften. (Want je kunt er ook voor kiezen om bij elk afzonderlijk bezwaarschrift op hetzelfde besluit een aparte zaak te starten; dat zou ik dan vanwege de administratieve last weer niet doen.) Het nieuwe besluit zou ik opnemen in de bezwaarzaak, en wel als besluit op het bezwaar: dus in hetzelfde document waarin het besluit op bezwaar wordt genomen. Dan hoef je geen apart document aan te maken voor het gewijzigde besluit op de aanvraag. Dat lijkt mij het gemakkelijkste, maar die werkwijze heeft ongetwijfeld ook nadelen. Nu even doordenken.

 

Een zaak kan volgens het RGBZ meerdere besluiten hebben, dus dat kan in jouw voorbeeld inderdaad het weigeren van een vergunning en het vervolgens gegrond verklaren van een bezwaar zijn, als (ondergeschikte) deelzaak in je vierde optie. Het RGBZ beschrijft een besluit ook als een (tussen)resultaat, met de mogelijkheid om meerdere besluiten in één zaak op te nemen en per besluit o.a. een besluitdatum, vervaldatum en besluittype vast te leggen. Je kunt hiermee dus een eerder besluit (op aanvraag) met een nieuw besluit (op bezwaar) laten vervallen.

 

De manier waarop je dit verwerkt is niet alleen afhankelijk van de dienstverlening op de PIP, maar ook van de termijn waarop je de vastgelegde informatie bewaart. Een besluit op bezwaar kan gevolgen hebben voor de bewaartermijn van de betreffende zaak (bij nevenschikking) of de hoofdzaak (bij onderschikking). Bij het verlenen van een vergunning met tijdelijke werking bewaar je onder de huidige gemeentelijke selectielijst, het zaakdossier tot één jaar na vervallen van het belang of rechtsgevolg. Bij een gegrond verklaard bezwaar, bewaar je het zaakdossier van de bezwaarzaak én het zaakdossier van de vergunningzaak drie jaar na besluit op bezwaar. Eigenlijk pleit dat er wel voor om de bezwaarzaak als deelzaak op te nemen, waarvan het besluit als resultaat in de hoofdzaak wordt overgenomen. Dus weer: optie vier.

 

Overigens wordt in de RGBZ zowel de term ‘resultaat’ als de term ‘uitkomst’ gebruikt, maar volgens mij bedoelen de auteurs hier hetzelfde mee. Ik denk dat het goed is om in de volgende versie van het RGBZ op te nemen of een zaak één of meerdere resultaten (of uitkomsten) kan hebben, dat heeft ook invloed op de beantwoording van je vraag. Als je per (hoofd)zaak maar één resultaat kunt opnemen, dan heeft het opnemen van deelzaken na dat resultaat geen gevolgen voor het resultaat. Maar aangezien het RGBZ spreekt van een besluit als (tussen)resultaat, lijkt me dat een zaak meerdere resultaten kan hebben in de
vorm van besluiten.

 

Is het wellicht voor de discussie beter om je verschillende opties in een plaatje te zetten? In mijn reactie begint het al een aardige wirwar te worden.

 

Wat de dienstverlening op de PIP betreft kun je (denk ik) volstaan met de weergave van het besluit, met de vermelding dat een besluit een bezwaartermijn heeft. Maar daarover zijn de meningen waarschijnlijk ook verdeeld: het hangt ervan af hoe je dit tegenover de betrokkene(n) wilt representeren.

[Roel Snijders]

Met de invoering van het zaakgericht werken was en is dit bij ons ook een discussiepunt. Zoals bijna elke gemeente kennen wij een commissie bezwaarschriften. Deze commissie geeft een advies. Wanneer bij ons een bezwaarschrift  binnenkomt gaat deze direct naar de commissie. De behandelaar die de beschikking heeft afgegeven wordt geinformeerd. Ik twijfel of dit de juiste werkwijze is. Ik ben van mening dat de commissie een afschrift krijgt incl verzoek tot advisering. De commissie geeft een advies waarop er eventueel een nieuw besluit moet/kan worden genomen. Het is duidelijk dat de afhandeling door de commissie een nieuwe zaak is. In de praktijk zie ik vaak dat de bezwaarmaker een antwoordt krijgt vanuit een nieuwe zaak. Immers  de zaak wordt beeindigd na het afgeven van de beschikking. Misschien ook wel de meest logische wanneer het bezwaarschrift ongegrond is. De praktijk leert dat er zelden een nieuwe beschikking wordt afgegeven. Ook zie ik in toenemende mate dat er bij complexe zaken een mediation zaak wordt gestart, Dus ook een afzonderlijke zaak. Wanneer een bezwaarschrift gegrond is is het misschien wel logisch dat de beschikkingszaak wordt heropend. Echter dit laatste is misschien weer inconsequent. Sluit misschien wel meer aan bij de selectielijst.

Bij een beroepszaak wordt een nieuwe zaak gestart waaraan de bestaande beschikkingszaak aan wordt gerelateerd.

Conclusie en daarmee spreek ik ook namens de eindgebruikers dat dikwijls het overzicht zoek is bij complexe zaken met een looptijd van enkele jaren met verschillende bezwaarprocedures, beroepszaken.

Overigens is de variant 4 misschien wel onorthodox maar wel een charmante en misschien wel de juiste. Zeker geen vreemde zie de wet milieubeheer.

 

 

[Sven Blom | KBenP]

Mijn idee zou zijn om de aanvraag normaal te laten doorlopen en af te handelen met het besluit (zaak afgehandeld, besluit en resultaat bekend). Op de PIP maak je duidelijk dat er een bezwaarperiode is. Voor een eventueel
bezwaar wordt een gerelateerde zaak gestart met daarin een apart besluit. Belangrijk
wordt dan dat je binnen je organisatie borgt dat men bij het opzoeken van zaken
ook naar de gerelateerde zaken kijkt.

 

Voor wat betreft archivering zou ik pleiten voor het bewaren van alle aan elkaar gerelateerde zaken voor de periode van de langst te bewaren zaken (mits geen privacy beperkingen). Een belangrijke gedachte bij zaakgericht
werken is: behandelen en bewaren in context, dus dat zou ik hier ook voor
willen pleiten.

 

Uiteindelijk zit het kern op deze vraag niet in één van bovenstaande opties maar in de organisatorische afspraken. Als gemeente moet je dergelijke vraagstukken beantwoorden en is het de grote uitdaging om dit
consequent door te voeren bij alle processen/medewerkers. Als dit lukt, dan is
de keuze denk ik minder relevant.

 

Als laatste een reactie op: “Want je kunt er ook voor kiezen om bij elk afzonderlijk bezwaarschrift op hetzelfde besluit een aparte zaak te starten; dat zou ik dan vanwege de administratieve last weer niet
doen.”

 

Volgens mij is dit niet zo zwart-wit. Je moet wel bij elk afzonderlijk bezwaarschrift op hetzelfde besluit een aparte zaak starten mits de reden van bezwaar anders is. Volgens mij worden er dan namelijk ook aparte besluiten genomen. Simpele
regel: elke besluit is een aparte zaak!

[Rudy Kaptein]

Dit laatste is volgens mij niet zo: het besluit op bezwaar betreft eigenlijk altijd maar 1 besluit (vaak bestaand uit verschillende punten) waarin alle ingebrachte bezwaren (er kunnen natuurlijk meerdere bezwaren zijn binnen 1 bezwaarschrift, maar er kunnen ook meerdere bezwaren zijn verspreid over meerdere bezwaarschriften) worden meegenomen en uiteindelijk samengevoegd worden tot 1 besluit op bezwaar, dat namelijk betrekking heeft op het eerste besluit wat genomen is.  Meerdere bezwaarschriften doorlopen over het algemeen ook 1 procedure met hoorzitting en advies.

En de vraag van Marco: volgens mij wil het niet zeggen dat een gegrond bezwaar ook altijd leidt tot een nieuw besluit. Soms hoeft enkel de motivering te worden aangepast (en wordt deze gegeven in het besluit op bezwaar), of worden de voorwaarden bij een besluit aangepast, maar blijft het besluit zelf nog wel in stand. In een aantal gevallen wordt het besluit ingetrokken en wordt de procedure opnieuw doorlopen. In dat geval ontstaat er volgens mij echt een nieuwe zaak (dus een derde, na de initiele zaak en de bezwaarzaak).

[Sven Blom | KBenP]

Als meerdere bezwaren tot één besluit leiden, dan is het inderdaad één zaak, zoals ik schreef: elke besluit is een aparte zaak! Kan hier trouwens op internet weinig duidelijkheid over vinden; wellicht is het afhankelijk van plaatselijk beleid.

 

Eens dat in het door jou beschreven geval er een nieuwe (derde) zaak ontstaat.

[Yvonne Welings]

@Marco, goede vraag !!!

De gedachte die bij mij opkomt is dat de rechtsgang in deze bepalend is en de administratie hierop moet anticiperen. PIP is een mogelijkheid om dat aan digitale burgers te communiceren, in het laatste nummer van Proces @Document stond een interessante bijdrage over van Emiel Kanters en Maarten Louman met de aansprekende titel Mijn dit, mijn, dat. Mijn zus en mijn zo… over de werking van Qiy. Dat zou ook een weg kunnen zijn.

Optie 4 lijkt mij het meest logische. Dat lijkt ook aan te sluiten bij hoofdstuk 6  in de Wet Algemene Bepalingen Omgevingsrecht.

 

 

Sven Blom | KBenP zei:

Als meerdere bezwaren tot één besluit leiden, dan is het inderdaad één zaak, zoals ik schreef: elke besluit is een aparte zaak! Kan hier trouwens op internet weinig duidelijkheid over vinden; wellicht is het afhankelijk van plaatselijk beleid.

 

Eens dat in het door jou beschreven geval er een nieuwe (derde) zaak ontstaat.

[Marius Jansen]

Dag Marco,

Een zaak zou je in dit verband in twee processtappen kunnen faseren. De gewone reguliere besluitvorming waarna de zaak in “ruste” komt tot de termijnen van alle mogelijke juridische procedurele opties en bezwaren zijn vervallen, ongeacht hoe je die dan noemt. Wordt een procedure benut krijgt de zaak een soort doorstart met weer hun eigen deeldossiers. Zo niet, dan kan de zaak definitief worden afgesloten. In dat geval heeft optie 4 de voorkeur.  

Deze deeldossiers kunnen binnen de bestaande activistische principes aan de eventueel noodzakelijk andere zaken worden gekoppeld / gerelateerd.

 

[jack karelse]

goedemorgen Marius,

ik vind 'm leuk: activistische principes!

Van deze discussie word ik ook wat activistisch....

groeten,

Jack

Marius Jansen zei:

Deze deeldossiers kunnen binnen de bestaande activistische principes aan de eventueel noodzakelijk andere zaken worden gekoppeld / gerelateerd.

 

[Mart Mommers]

Hallo Marco,

M.i. bepaalt het gedefinieerde werkproces de start of het einde van een zaak.  Als het proces vergunningverlening eindigt met de beschikking, dan ligt het voor de hand dat het behandelen van een bezwaar, beroep of zelfs voorlopige voorziening ook gedefinieerd is als afzonderlijk generiek werkproces. Zaken die voortvloeien uit beide procesen zijn zelfstandige zaken die je wel aan elkaar relateert.  De bezwaarmaker is ook niet altijd de aanvrager!

In principe is de oorspronkelijke zaak afgehandeld als er een besluit ligt. Dat geldt ook voor het bezwaar.  In hoeveel gevallen wordt een bezwaar gegrond verklaard? Zou je in die gevallen dat het oorspronkelijk besluit herzien wordt niet een zaaktype kunnen maken "het corrigeren van een eerder genomen besluit als gevolg van een gegrondverklaring van een bezwaar" of  "het aanvullen van een beeindigde zaak n.a.v. een gegrondverklaard bezwaar" o.i.d. en de zaak van dat type relateren aan de oorspronkelijke zaak? 

Overigens: een beroep, voorlopige voorziening of hoger beroep zijn zaken waarvan de behandeling ergens anders ligt; de Rechtbank, de Raad van State, etc.  Als bevoegd gezag lever je daarvoor alleen de input. 

      

[Rob van der Velde]

Vraag over optie 4. Hoe monitor je de doorlooptijd op de zaak? Deze blijft nu open staan en daarmee zal elke termijn die voor de afhandeling gold als niet gehaald worden gekenmerkt. Ik zie op dit moment nog niet in wie er gelukkig wordt van optie 4. De oplossing die Joost aangaf, door op de PIP een melding te geven dat het besluit nog open staat voor Bezwaar en Beroep lijkt me de meest simpele, voor de vraag die Marco hier opwerpt.

Voor mij geldt dat zaakgericht werken uitgaat van de werkprocessen. En het verlenen van een vergunning is een werkproces en het behandelen van een bezwaar is een ander werkproces. Voor mij is bezwaar en beroep ook geen deelzaak. Een deelzaak vindt plaats tijdens de afhandeling van een werkproces en een vervolgzaak na afloop van het werkproces. Wel moeten ze aan elkaar gerelateerd worden. En in het "dossier" dat bestaat uit de gerelateerde hoofdzaak verlenen vergunning en vervolgzaak bezwaar zal dan duidelijk moeten worden wat het uiteindelijke besluit is. Dit kan je doen door een nieuwe zaak of alleen het besluit ook nog plaatsen in de hoofdzaak. Dat is een organisatorische keuze. Aandachtspunt is nog wel dat als er op besluit gezocht wordt dat dan wel de definitieve naar boven gehaald wordt. Hoe je dat precies het beste kan doen dat is voor mij nu nog een vraag.

Voor de goede orde, volgens mij kunnen er meerdere besluiten in een zaak genomen worden (voorlopige beschikking en definitieve beschikking) en maar 1 resultaat of uitkomst (vastgesteld, afgewezen).

[Chris Hermsen]

Dag Marco.

Zolang je blijft denken in resultaattypen ligt daar m.i. de onderbouwing voor optie 4. Naast de resultaattypes verleend of geweigerd kun je ook een resultaattype 'opgeschort' of  'overige' definieren. Ben het wel met je eens dat die statusinformatie dan ook via de PIP pagina voor de burger zichtbaar moet zijn.

 

[Sven Blom | KBenP]

Een 'overige' geeft m.i. altijd problemen. Daarnaast wijk je hiermee wel af van de standaard GEMMA ZTC. Ik zeg niet dat de GEMMA ZTC al optimaal is, maar afwijkingen lijken mij niet gewenst, tenzij heel bewust.

Chris Hermsen zei:

Dag Marco.

Zolang je blijft denken in resultaattypen ligt daar m.i. de onderbouwing voor optie 4. Naast de resultaattypes verleend of geweigerd kun je ook een resultaattype 'opgeschort' of  'overige' definieren. Ben het wel met je eens dat die statusinformatie dan ook via de PIP pagina voor de burger zichtbaar moet zijn.