WABO en vakapplicatie

[Bruno Celak]

De gemeente gaat WABO-gerelateerde informatieobjecten registreren in een centric applicatie GISVG/AVR. Deze centric applicatie is Wabo-proof gemaakt. Echter blijkt dat in deze applicatie

geen archieffunctie heeft. Wel is er een archieffunctie aanwezig in de vakapplicatie

dossiermanager van Circle. Echter zijn de vakapplicatie dossiermanger en GISVG/AVR niet met elkaar te koppelen. Zijn er gebruikers onderons die dit probleem herkennen? Wat voor een oplossing is hiervoor gevonden?

[Bas de Groot]

Heel herkenbaar, ik hoor geregeld deze geluiden. Kort door de bocht: 3 opties.
1e optie is vasthouden aan papieren archief, en het digitale werkarchief, zijnde de niet-officiele archiefstukken, in de vakapplicatie laten. Je bent dan wel officieel de digitale archiefstukken (digital-born) aan het vervangen door papieren kopieen, en de vraag is of je archiefinspecteur daarmee akkoord is, maar als dat het geval is, hoef je de vakapplicatie niet te bewaren na einde gebruik, en hoef je niet na te denken over een digitale bewaarstrategie.
2e optie is de gegevens uit de vakapplicatie na beeindiging migreren naar een andere applicatie met archieffunctie. Zolang de vakapplicatie draait heb je de tijd om een applicatie uit te zoeken waar de gegevens dan op termijn naar overgepompt dienen te worden.
3e optie is de gegevens dubbel vastleggen, dus de individuele documenten uit de GIS-applicatie OOK registreren in dossiermanager. Is echter dubbel werk.
Andere opties laat ik graag over aan mensen met meer technische kennis. Check ook het Handboek WABO-DIV.

groetjes,
Bas

[Frieke H]

Niet alleen deze merken applicaties hebben dit probleem. Ik heb nog niet gehoord dat er tussen welke merken dan ook al werkende koppelingen zijn tussen WABO- en 'archief'-applicaties. Wie kent een gemeente waar WABO - DMS door middel van een koppeling werkt (dms als eenmalige opslag, WABO appl voor gebruik)?

Hier ligt uiteraard zeer veel lokale problematiek onder: hoe ver ben je met je informatiearchitectuur - ontwikkeling midoffice. Met stip op 1 staat het bepalen van uitgangspunten en vertalen naar functionele eisen.
Dan kan je met je leveranciers aan de slag: die mogen oplossingsrichtingen aangeven. Het kan zijn dat op jouw functioneel eisen-pakket het antwoord (nog) niet realiseerbaar komt. Dan wordt het een geval van kloppelen of analoge archivering. Zie de opties van Bas.

Ik heb veel gehad aan het WABO-DIV handboek dat Bas hiervoor noemde, maar dat geeft weinig houvast voor de systeeminrichting. De uitleg, tips en ontmoeting met vakgenoten vorige week in Rotterdam was nog meer verhelderend. Ik ben tot de conclusie gekomen dat ik een praktisch DIV-plan ga maken gericht op 1 oktober (dat uit tijdnood geboren dus deel zal bestaan uit keuze voor de 'papieren weg') en dat ik een stukje informatiearchitectuur met functioneel ontwerp ga uitwerken voor de optimalisering en inrichting van de digitale weg. Daar betrek ik eerst de vakspecialist WABO en specialist DMS en automatiseringsadviseur bij. Met de uitkomst kunnen we 'de boer op' voor ofwel aanpassing van de huidige applicaties, ofwel aanschaf nieuwe (modules) ofwel de bewuste keuze voor (voorlopig) niet automatiseren. Hopelijk redden we dat ook voor 1-10-2010, maar het is kort dag...

Tip: Ga vooral naar een WABO-DIV verdiepingsdag!
De presentatie is / zal beschikbaar komen op het kennisplein > DIRECT link

[Bruno Celak]

Dank je voor het bericht.

Ik heb het probleem aangekaart bij de leverancier van onze archiefapplicatie.
Hier is een mogelijke oplossing uitgekomen. De mogelijke oplossing is het gebruik van een
ODMA, dat staat voor :”Open Document Management API; Interface voor het beheer van informatieobjecten waarmee informatieobjecten beveiligd kunnen worden, teruggehaald en gedeeld . De ODMA maakt het mogelijk om de administratieve neerslag die voortkomt uit het proces Wabo- gerelateerde informatieobjecten in een simpele handeling (“Opslaan als”) vanuit MS- word op te kunnen slaan in Docman of in een lokale directory.





F. Hazendonk zei:

Niet alleen deze merken applicaties hebben dit probleem. Ik heb nog niet gehoord dat er tussen welke merken dan ook al werkende koppelingen zijn tussen WABO- en 'archief'-applicaties. Wie kent een gemeente waar WABO - DMS door middel van een koppeling werkt (dms als eenmalige opslag, WABO appl voor gebruik)?

Hier ligt uiteraard zeer veel lokale problematiek onder: hoe ver ben je met je informatiearchitectuur - ontwikkeling midoffice. Met stip op 1 staat het bepalen van uitgangspunten en vertalen naar functionele eisen.
Dan kan je met je leveranciers aan de slag: die mogen oplossingsrichtingen aangeven. Het kan zijn dat op jouw functioneel eisen-pakket het antwoord (nog) niet realiseerbaar komt. Dan wordt het een geval van kloppelen of analoge archivering. Zie de opties van Bas.

Ik heb veel gehad aan het WABO-DIV handboek dat Bas hiervoor noemde, maar dat geeft weinig houvast voor de systeeminrichting. De uitleg, tips en ontmoeting met vakgenoten vorige week in Rotterdam was nog meer verhelderend. Ik ben tot de conclusie gekomen dat ik een praktisch DIV-plan ga maken gericht op 1 oktober (dat uit tijdnood geboren dus deel zal bestaan uit keuze voor de 'papieren weg') en dat ik een stukje informatiearchitectuur met functioneel ontwerp ga uitwerken voor de optimalisering en inrichting van de digitale weg. Daar betrek ik eerst de vakspecialist WABO en specialist DMS en automatiseringsadviseur bij. Met de uitkomst kunnen we 'de boer op' voor ofwel aanpassing van de huidige applicaties, ofwel aanschaf nieuwe (modules) ofwel de bewuste keuze voor (voorlopig) niet automatiseren. Hopelijk redden we dat ook voor 1-10-2010, maar het is kort dag...

Tip: Ga vooral naar een WABO-DIV verdiepingsdag!
De presentatie is / zal beschikbaar komen op het kennisplein > DIRECT link

[Tecla Siers-Borger]

Hallo mevrouw F. Hazendonk,

Wij zijn nu ook bezig met WABO versus DIV. Heeft u al een praktisch DIV-plan af en kunt u mij deze mailen?
Wij maken gebruik van GISV/avr voor registratie. Onze DMS applicatie is van CORSA.

met vriendelijke groet,
T. Siers-Borger



F. Hazendonk zei:

Niet alleen deze merken applicaties hebben dit probleem. Ik heb nog niet gehoord dat er tussen welke merken dan ook al werkende koppelingen zijn tussen WABO- en 'archief'-applicaties. Wie kent een gemeente waar WABO - DMS door middel van een koppeling werkt (dms als eenmalige opslag, WABO appl voor gebruik)?

Hier ligt uiteraard zeer veel lokale problematiek onder: hoe ver ben je met je informatiearchitectuur - ontwikkeling midoffice. Met stip op 1 staat het bepalen van uitgangspunten en vertalen naar functionele eisen.
Dan kan je met je leveranciers aan de slag: die mogen oplossingsrichtingen aangeven. Het kan zijn dat op jouw functioneel eisen-pakket het antwoord (nog) niet realiseerbaar komt. Dan wordt het een geval van kloppelen of analoge archivering. Zie de opties van Bas.

Ik heb veel gehad aan het WABO-DIV handboek dat Bas hiervoor noemde, maar dat geeft weinig houvast voor de systeeminrichting. De uitleg, tips en ontmoeting met vakgenoten vorige week in Rotterdam was nog meer verhelderend. Ik ben tot de conclusie gekomen dat ik een praktisch DIV-plan ga maken gericht op 1 oktober (dat uit tijdnood geboren dus deel zal bestaan uit keuze voor de 'papieren weg') en dat ik een stukje informatiearchitectuur met functioneel ontwerp ga uitwerken voor de optimalisering en inrichting van de digitale weg. Daar betrek ik eerst de vakspecialist WABO en specialist DMS en automatiseringsadviseur bij. Met de uitkomst kunnen we 'de boer op' voor ofwel aanpassing van de huidige applicaties, ofwel aanschaf nieuwe (modules) ofwel de bewuste keuze voor (voorlopig) niet automatiseren. Hopelijk redden we dat ook voor 1-10-2010, maar het is kort dag...

Tip: Ga vooral naar een WABO-DIV verdiepingsdag!
De presentatie is / zal beschikbaar komen op het kennisplein > DIRECT link

[Tecla Siers-Borger]

Wij hebben bij de gemeente Geldermalsen hetzelfde probleem. Wij kunnen onze applicatie GISVG/AVR ook niet koppelen met ons DMS systeem CORSA. Ik weet niet of hier oplossingen voor zijn gevonden inmiddels.

[Patrick Dörfel]

Bij gemeenten Nuenen en Son & Breugel gebruikt de procesafdeling de applicatie Squit XO voor behandeling en handhaving van vergunningen. D.m.v. koppeling met CORSA worden alle in Squit XO gegenereerde of aan een zaak toegevoegde documenten opgeslagen in het 'externe dms' oftewel CORSA. De koppeling maakt in het DMS dan een nieuwe registratie. Helaas is de koppeling, op basis van zaakID, (op dit moment) dusdanig summier dat onvoldoende metadata voor documentbeheer vanuit DIV wordt meegezonden en geregistreerd in het DMS.

Inkomende berichten (ongeacht vorm) worden door DIV geregistreerd, eventueel gescand en zijn middels zaakID gekoppeld en zichtbaar in Squit XO. Volledige afhandeling van de vergunning vindt plaats in Squit XO.

[Leon van Oosterom]

Een zeer herkenbaar probleem.

Ik verbaas me er al maanden over dat de leidende DM leveranciers hier niet een case van hebben gemaakt om hun producten steviger te positioneren. Je zou vanuit ICT architectuur zeggen dat de oplossing gevonden moet worden in primaire registratie in het DM systeem, waarna de documenten doogestuurd kunnen worden naar de vakapplicaties. op die manier heb je in ieder geval volledig grip op de informatiehuishouding.

In de praktijk blijkt dat echter toch ook weer lastig omdat de betrokken vakafdelingen hun eigen vakapplicaties leidend willen laten zijn. In mijn optiek is het werken met koppelingen een zeer tijdelijke oplossing die zeker problemen zullen veroorzaken op langere termijn en zeker wanneer sprake is van meer dan één softwareleverancier. Denk alleen maar aan release upgrades en de kwetsbaarheid van de betreffende koppelingen.

Interessant vind ik in dat kader de blog van Ingmar Koch
http://ingmarbladertenschrijft.blogspot.com/2010/10/optimaal-digita...

Gaat over stad Antwerpen die volledig digitaal gaat en alle documenten digitaal in een mappenstructuur onder de standaard windows verkenner toegankelijk maakt. Interessante gedachte en wie weeet is dat minstens tijdelijk wel de aangewezen weg voor de WABO route :)

[Bruno Celak]

Hallo Tecla,

In het kader van mijn opleiding heb ik een Persoonlijke Management Letter (PML)geschreven.
Mijn PML omvatte het onderzoek naar de gevolgen van applicatie met de komst van de Wabo.
Toeval is dat in mijn PML de appliactie GISVG/AVR aan de orde komt. Aan de hand van NEN 2082
is getoetst naar de functionaliteit van GISVG/AVR. Duidelijk is dat naar voren gekomen dat GISVG/AVR
geen archieffunctie heeft. Dit houdt in dat de proces gebonden informatie in welke vorm dan ook in een vakapplicatie overgerbracht moet worden die voorzien is van een archieffunctie.


Tecla Siers-Borger zei:

Hallo mevrouw F. Hazendonk,

Wij zijn nu ook bezig met WABO versus DIV. Heeft u al een praktisch DIV-plan af en kunt u mij deze mailen?
Wij maken gebruik van GISV/avr voor registratie. Onze DMS applicatie is van CORSA.

met vriendelijke groet,
T. Siers-Borger



F. Hazendonk zei:

Niet alleen deze merken applicaties hebben dit probleem. Ik heb nog niet gehoord dat er tussen welke merken dan ook al werkende koppelingen zijn tussen WABO- en 'archief'-applicaties. Wie kent een gemeente waar WABO - DMS door middel van een koppeling werkt (dms als eenmalige opslag, WABO appl voor gebruik)?

Hier ligt uiteraard zeer veel lokale problematiek onder: hoe ver ben je met je informatiearchitectuur - ontwikkeling midoffice. Met stip op 1 staat het bepalen van uitgangspunten en vertalen naar functionele eisen.
Dan kan je met je leveranciers aan de slag: die mogen oplossingsrichtingen aangeven. Het kan zijn dat op jouw functioneel eisen-pakket het antwoord (nog) niet realiseerbaar komt. Dan wordt het een geval van kloppelen of analoge archivering. Zie de opties van Bas.

Ik heb veel gehad aan het WABO-DIV handboek dat Bas hiervoor noemde, maar dat geeft weinig houvast voor de systeeminrichting. De uitleg, tips en ontmoeting met vakgenoten vorige week in Rotterdam was nog meer verhelderend. Ik ben tot de conclusie gekomen dat ik een praktisch DIV-plan ga maken gericht op 1 oktober (dat uit tijdnood geboren dus deel zal bestaan uit keuze voor de 'papieren weg') en dat ik een stukje informatiearchitectuur met functioneel ontwerp ga uitwerken voor de optimalisering en inrichting van de digitale weg. Daar betrek ik eerst de vakspecialist WABO en specialist DMS en automatiseringsadviseur bij. Met de uitkomst kunnen we 'de boer op' voor ofwel aanpassing van de huidige applicaties, ofwel aanschaf nieuwe (modules) ofwel de bewuste keuze voor (voorlopig) niet automatiseren. Hopelijk redden we dat ook voor 1-10-2010, maar het is kort dag...

Tip: Ga vooral naar een WABO-DIV verdiepingsdag!
De presentatie is / zal beschikbaar komen op het kennisplein > DIRECT link

[Monique Selij]

Inmiddels is er ook een koppeling voor de WABO-DMS oplossing tussen Verseon en Squit-Xo. Eenmalige opslag voor documenten en afhandeling van de Wabo in Squit-Xo. Daarnaast is er ook een koppeling tussen Verseon en BWT4all en binnenkort OVX waarbij de documenten ook worden opgeslagen, eenmalig in het DMS.