Is de ZTC Lean ?

[Yvonne Welings]

Gemeenten kiezen meer en meer voor het zaak- en procesgericht werken. De verschuiving heeft vooral te maken van denken vanuit de organisatie naar denken vanuit de burger, de e-dienstverlening. Landelijk is er de zogenaamde zaaktypecatalogus ontwikkeld, de ZTC. De ZTC is gebaseerd op zaaktypen (processen waarvan de doorlooptijd bewaakt moet worden en die een documentaire neerslag hebben). Onderling is bij gemeenten de vraag of de ZTC een model is of een standaard. Daarbij dekt de ZTC niet alle processen af.

Met alle bezuinigingen, waar gemeenten mee te maken hebben, is het ‘lean’ maken van processen zeer populair. Lean heeft tot doel meer efficiënt en effectief te werken, maar ook meer met minder. Dit houdt ook in dat processen anders worden ingericht, maar ook uitbesteed als dat beter en goedkoper kan.

Mijn vraag is aan degenen, die ervaring hebben met de ZTC, ook de ZTC ++, of deze Lean genoeg is of zijn er verbeterpunten ?

[Marco Klerks]

Heeft het "lean" maken niet vooral te maken met dat je processen niet meer op stap-niveau gaat beschrijven en inrichten in het (WFM-)systeem, maar per status? Welke stappen er binnen een status genomen moeten worden, leg je niet vast in het systeem, maar laat je over aan de professionele kennis van de behandelaar.

 

Als je wilt kijken naar de "lean"-heid binnen GEMMA, dan zou je volgens mij moeten kijken naar de generieke procesmodellen. Of is dit niet wat je bedoelt met "lean"?

 

Ik vind trouwens op de GEMMA Community op een heel andere plek het generieke procesmodel voor 'Handhaving'. Ach ja...

[Sven Blom | KBenP]

Mijn mening sluit aan bij die van Marco. Een proces kan je organisatorisch 'lean' maken, dat heeft weinig te maken met de technische ondersteuning.

 

De ZTC ondersteunt op abstract niveau een proces waarbij veel vrijheid/verantwoordelijkheid bij de behandelaar ligt. Zoveel vrijheid, dat je bij wijze van spreken een proces organisatorisch 'lean' kan maken zonder dat dit invloed heeft op de inrichting van de ZTC.

 

Ik adviseer om het 'verleanen' van processen los te zien van de invoering van zaakgericht werken, omdat dit anders heel veel vertraging oplevert bij de uitrol van zaakgericht werken. Parallel je processen eens onder de loep nemen kan zeker geen kwaad en 'wie weet' krijg je dankzij zaakgericht werken nog extra inzicht in problemen bij afhandelingstermijn van zaken ook :-)

 

M.b.t. je andere opmerking: de ZTC 1.0 op gesteld als model voor dienstverleningsprocessen (300stuks). Ik begrijp dat de ZTC 2.0 als standaard zal worden neergezet. Dit zal echter nooit 100% aansluiten op de praktijk en dus toch ook als model worden gebruikt. Grote uitdaging is denk ik ook de aansluiting van andere standaarden (archiefwet?) die nog grotendeels documentgericht zijn.

 

En als uitsmijter: dat een zaak documentaire neerslag moet hebben klinkt wel heel ouderwets zeg!

[Marco Klerks]

Laatst gelezen: Het woord "documentaire" slaat niet op het woord "document", maar op het woord "documenteren". Documenteren wil zeggen dat je het e.e.a. vastlegt. Dat kán in documenten, maar het kan ook in (database-)gegevens. De gegevens die je in het Zaaksysteem vastlegt (over zaakstatussen, behandelaren, aanvragers en andere betrokkenen, etc.) vallen ook onder "documenteren" en dus "docmentaire informatie".

 

Ongeacht de vorm... ;-)

Sven Blom | KBenP zei:

En als uitsmijter: dat een zaak documentaire neerslag moet hebben klinkt wel heel ouderwets zeg!

[Sven Blom | KBenP]

@ Marco; daar kan ik mij wel in vinden ;-)

[Yvonne Welings]

@Marco en Sven, Dank voor jullie reacties.

Laat ik voorop stellen dat ik een groot voorstander ben van standaarden en de gestandaardiseerde ontwikkeling van de ZTC als in de gemeentelijke dienstverlening alleen maar kan waarderen. Ook zou een standaard handreiking aan gemeenten hoe digitaal te werken zonder dat iedere gemeente apart het wiel uit moet vinden over handboeken, ICT architectuur een welkome handreiking zijn. Dat geldt ook voor een gemeentelijke metadatamodel (en weer geen aparte ontwikkeling zoals met MEDUSA).

Maar, waarom heb ik deze vraag aan de orde gesteld. Bij archivering is er met name van de negentiende eeuw een ontwikkeling geweest over ordening. Aanvankelijk werd gekozen voor een chronologische, later meer voor rubrieken. Het rubriekenstelsel gevormd naar behoeften van de overheidsadministraties bleek niet echt consistent te zijn, vooral niet als taakpakketten wijzigden. Vanuit de bibliotheken werd vanaf de jaren twintig de decimale code geaccepteerd om meer naar systematisch en zaaksgewijs te werken. Bekend is de rol van Zaalberg in deze.

Terug naar de ZTC en mijn knuppel naar in het hoenderhok. De ZTC lijkt geen standaard te worden en gemeenten zijn vrij om die te gebruiken en bij nieuwe processen in de e-dienstverlening kan er op het niveau van de gemeente zaken worden toegevoegd. De eigen bedrijfsregels bepalen in de ZTC de afhandeling. Is dit echt LEAN en transparant naar de burger ?

Dan de vraag of de ontsluiting op onderwerpen, een negentiende eeuws principe, nog wel aansluit bij de moderne overheidsadministratie. Mijn vraag is en was vooral bedoeld om ervaringen te horen, wellicht is BREED niet de goede plek, van vakmensen, die gepokt en gemazeld zijn in ordening. Is de ZTC zo ingericht dat onderwerpen niet dubbel zijn benoemd ? Het is een vraag, die bij mij leeft, vooralsnog geen constatering.