Call to arms! Wie wil de archivering op Pleio regelen?

[Marco Klerks]

Deze middag had ik de volgende Twitter-conversatie met Davied van Berlo, die jullie vast kennen van Ambtenaar 2.0:

 

Bij deze dus! ;-)

 

Pleio is een cloud-oplossing gemaakt voor en door ambtenaren. Dat doen zij (vaak) vrijwillig. Het is een online omgeving waarin ambtenaren onderling samen kunnen werken én ook niet-ambtenaren (burgers, consultants, etc.)  bij hun werk kunnen betrekken. Tja, het is een beetje lastig uit te leggen. Je moet het zelf maar gaan zien!

 

Maar goed, de vraag ligt op tafel! Wie wil meezoeken naar het antwoord op dit archiveringsvraagstuk en wie wil zelfs kartrekker zijn? Dit is dé kans om DIV op de kaart te zetten bij het hele gebeuren rondom ambtenaar 2.0!

[Chris Bellekom]

Daar heb ik een heel makkelijk antwoord op: Niet doen. Niets archiveren.

 

Laat het maar gebeuren. Het is niet mogelijk is om alles ter wereld in Goede, Geordende en Toegankelijke staat van een label en een metadatering te voorzien en in de (digitale) kast te stoppen.

 

Ze werken in de cloud. Wat is in hemelsnaam het nu van alles weer uit de cloud halen en dit vervolgens archiveren. Een wolk is precies wat het is... een wolk. ongrijpbaar, constant in een staat van beweging en niet in één moment te vatten.

 

Laat deze gifbeker aan je voorbij gaan.

 

Chris Bellekom

Hoofd DIV - Gemeente Gouda

[Davied van Berlo]

Dank voor je opbouwende bijdrage, collega.

 

Het doel van Pleio is om een omgeving neer te zetten waar ambtenaren met elkaar en met partners van buiten de overheid kunnen samenwerken en tot oplossingen kunnen komen. Ook dat proces moet gedocumenteerd worden.

 

Maar sowieso willen we de achterkant gedegen inrichten. Alles wordt nu ook opgeslagen, maar naarmate Pleio verder groeit, zullen we dat beter moeten gaan organiseren en daar moeten we nu dus mee beginnen.

 

Pleio is niet van één organisatie, het is van ons allemaal. Het liefst willen we de verschillende onderdelen neerleggen bij mensen en organisaties die daar al verstand van hebben. Zo ook op dit gebied!

 

 

[Marco Klerks]

Chris, ben je er klaar voor? ;-)

 

Lieve hemel, wat een houding! Gelijk de deur dicht slaan! Ga op z'n minst het gesprek aan met de mensen. Luister naar hun vragen, naar hun wensen en naar hun ideeën. Verzamel eerst al die informatie en ga dan pas een mening vormen. Ga het gesprek aan! Denk mee!

 

Er is bij Ambtenaar 2.0 een groep mensen actief aan het werk om een brug te slaan tussen de mogelijkheden van het moderne World Wide Web en de belangen van de overheid. Daarbij hebben zij - godzijdank - ook oog voor het belang van archiveren. De overheid is immers verantwoording schuldig over haar handelen, ook wanneer dit in de cloud gebeurt. En dan heb ik het nog niet over het cultureel erfgoed.

 

Ik zeg "godzijdank", want laten we wel wezen; het is lang niet altijd gebruikelijk dat DIV bij dergelijke projecten betrokken wordt. Hoe vaak zien wij in de dagelijkse praktijk niet allerlei online activiteiten ontstaan, zonder dat er van te voren nagedacht is over de consequenties t.a.v. verantwoording en mogelijk cultureel erfgoed? Ik heb het niet alleen over de Twitter-accounts, YouTube-kanalen, NING-platforms en Dropbox-folders, maar ik heb in het land ook E-loketten e.d. zien ontstaan, waarbij de archivering grof werd onderschat.

 

En ja, wolken vangen is bijzonder lastig. Maar alles is onmogelijk, totdat het iemand lukt. Durf jij de uitdaging aan te gaan? Probeer het eens en kijk welke "wonderlijke" oplossingen je vindt.

 

Wat mij betreft blijft de vraag dus staan. Wie wil meezoeken naar het antwoord op dit archiveringsvraagstuk en wie wil zelfs kartrekker zijn?

[Rob Haans]

Er zijn al een aantal eerdere discussies over dit onderwerp geweest:

http://bhiccommunity.ning.com/forum/topics/websitearchivering-1

http://bhiccommunity.ning.com/forum/topics/websitearchivering-het-g...

en deze blog vond ik ook nog via een discussie hier: http://tonneke23.blogspot.com/search/label/idm

 

Kort gezegd komen de discussies hier op neer dat er 2 opties zijn om archivering van Pleio te regelen:

1. Dagelijks of meer een "snap-shot" te laten maken van de gehele Pleio-omgeving en content (regel maar wat budget Davied)

2. Er wordt een geheugen-functie in Pleio ingebouwd, die content terug kan roepen of in oude staat kan herstellen. Daarvoor hebben we wel een paar slimme Elgg-programmeurs nodig, want deze functionaliteit bestaat nog niet.

 

Overigens zal dit nooit geheel dekkend kunnen zijn en alles kunnen bewaren, alleen de content die in Pleio zelf opgeslagen is. Links naar buiten toe zullen op een gegeven moment doodlopen.

[Rob Haans]

Nog een discussie hier over dit onderwerp gevonden: http://bhiccommunity.ning.com/forum/topics/archiefwettelijke-regels-en

 

die tot de conclusie komt dat er eigenlijk geen specifieke regelgeving voor dit onderwerp is. 

 

Ik zie overigens geen verschil tussen cloudopslag en bijv. externe archiefopslag. Alle zaken die wij belangrijk vinden rond het geheugen van Pleio moeten we vastleggen in het contract met de hosting-partij, anders komt er weinig van. Dit naast technische aanpassingen van Pleio/Elgg die ook nodig zijn. 

 

Misschien moeten we de archiveringsvraag op de Elgg-community stellen? http://community.elgg.org/

[Davied van Berlo]

Rob, dank voor je inbreng. Over dat grotere budget: zoals gezegd zoeken we partners voor Pleio ...

 

Goed idee om dat eens in de Elgg-community te gooien.

 

Maar praktisch: er zullen ook documenten geüpload worden, dus daar kunnen we al mee beginnen. Wat voor repository zetten we daar achter? Denk aan raadsdocumenten of andere reguliere vergaderingen. Ook dat gaat om heel wat informatie.

 

Ook praktisch: wiki's en discussies leggen hun geschiedenis al vast. Wellicht kun je een archiefknop inbouwen om zo'n document/discussie te bevriezen en weg te schrijven naar een repository?

 

Hoe dan ook, we zoeken dus iemand om dit onderwerp en deze vragen op te pakken en deel van het team te worden voor dat onderwerp. Ben je al geïntrigeerd? ;-)

[Marco Klerks]

En aanvulling op de vraag hoe je de informatie gaat opslaan/archiveren: hoe ga je het beheren?

 

Daarnaast zal menige organisatie niet willen dat een deel van hun archief (want dat is het) op Pleio blijft staan, maar dat het overgedragen wordt aan de lokale archiefsystemen. Hoe regel je dat?

 

Noone said it would be easy... ;-)

[Rob Haans]

Ik zou voorstellen dat je het archiefbeheer van Pleio centraal gaat doen. Want hoe wil je een wiki waar 5 mensen van verschillende organisaties aan hebben gewerkt gaan overdragen? En zelfs al ben je uit de verantwoordelijkheidsdiscussie, het zal ontzettend inefficiënt zijn om Pleio uit elkaar te rafelen en verschillende losse componenten te gaan beheren in depots. Nee, in 1 geheel overdragen aan een digitaal depot of de archivering regelen bij de hosting-partij (gekoppeld aan Pleio zelf). 

 

En het gaat overigens niet alleen om efficiëntie, bij decentraal archiveren haal je informatie uit hun context. En dat die context bij Pleio organisatieoverstijgend is, dat is dan jammer voor gemeentelijk archiefbeheer. Mijn mening is dat web 2.0/HNW in toenemende mate ook organisatieoverstijgende archivering gaat vragen.

Marco Klerks zei:

En aanvulling op de vraag hoe je de informatie gaat opslaan/archiveren: hoe ga je het beheren?

 

Daarnaast zal menige organisatie niet willen dat een deel van hun archief (want dat is het) op Pleio blijft staan, maar dat het overgedragen wordt aan de lokale archiefsystemen. Hoe regel je dat?

 

Noone said it would be easy... ;-)

[Yvonne Welings]

@ Rob, Iets wat in die discussie ook heb  gezegd en nog steeds in geloof:

De beste strategie is om het intellectueel eigendom in eigen beheer te houden, maar bijvoorbeeld de techniek indien nodig uit te besteden. 

 

Het is helemaal niet van belang - zeker met de cloud, privatisering, keteninfo, schaalvergroting- om iets over te dragen naar lokale archiefsystemen. Dat is ook de basisgedachte geweest voor het landelijke e-depot. Wat mij betreft haddden ze de WABO ook centraal (en goed) mogen regelen, nu is tobben, tobben en nog eens tobben.

Zie ook artikel Binnenlands Bestuur, gemeenten gaan weer over over papier.

 

Wat me niet duidelijk is wat de relatie is van Pleio met het e-depot van het Nationaal Archief ? Ik ga me eens aanmelden voor die  elgg-community.

[Roel Snijders]

Zoals zo vaak is de praktijk altijd wat weerbarstiger dan de theorie. Als ik een praktijksituatie simuleer naar inzet van Pleio

Een zaak start intern binnen de gemeentelijke DMS. Vervolgens wordt deze nota na mt/collegebehandeling etc op pleio geplaatst voor discussie met buurgemeente en/of de burger. Vervolgens worden er nieuwe documenten aan pleio toegevoegd incl. discussies. Uiteindelijk zal deze pleio discussie  (vergaderzaal?) weer gesloten worden.

Met het oog op de archiefwetgeving is het wenselijk dat de pleio discussie geupload wordt naar het DMS om de zaak compleet te krijgen voor besluitvorming. Ik verwacht dat  ook tijdens de discussie informatie wordt uitgewisseld moet worden met het eigen dms. Daarnaast zullen intern documenten onstaan of bestaan die niet op pleio worden geplaatst.

Het is niet ondenkbaar dat er vele docuemten ontstaan binnen pleio. Dan is beheer zeker noodzakelijk. Het lijkt mij logisch dat degene/organisatie die de pleio discussie opent verantwoordelijk is voor het beheer. Wellicht moet binnen pleio zelf gemakkelijke tools komen voor het beheer. Ik pleit er voor om het beheer binnen pleio simpel te houden. Maak er svp geen systeem van die op een dms gaat lijken.

Ook bij discussies tussen medewerkers van verschillende organisatie kan ik mij voorstellen dat deze  uiteindelijk geuploud moeten worden naar het DMS van de organisatie. Ik verwacht niet dat al deze discussies geuploud moeten worden.

 

Lijkt mij ook logisch dat pleio centraal wordt gearchiveerd binnen het E-depot. Centrale archivering lijkt mij meer een optie zoals ook voor de WABO ivoor de toekomst. Denk niet dat alle betrokkenen hiervoor klaar zijn om dat te accepteren. Lokaal binnen eigen dms geniet nog de voorkeur.

Belangrijke punten zijn wel en wellicht al oplost, beveiliging, authenticiteit en gebruikersvriendelijkheid. Dit laatst met name wanneer de burger hierin anticipeert.

Pleio is een mooie oplossing zou zeggen starten en doe praktijk ervaring op bij een organisatie zoals in Haarlem. Praktijk is de belangrijkste leerschool.

Persoonlijk denk ik dat vele organisaties nog niet zo ver zijn om pleio in te zetten

Zie in de praktijk dat 2.0 nog ver weg is, ben zelf misschien binnen deze discussie ook nog wel 1.0

[Yvonne Welings]

@Roel, Pleio is voor mij nu nog een tamelijk abstract iets. Waar kan je het zien en hoe het werkt ?

Roel Snijders zei:

Zoals zo vaak is de praktijk altijd wat weerbarstiger dan de theorie. Als ik een praktijksituatie simuleer naar inzet van Pleio

Een zaak start intern binnen de gemeentelijke DMS. Vervolgens wordt deze nota na mt/collegebehandeling etc op pleio geplaatst voor discussie met buurgemeente en/of de burger. Vervolgens worden er nieuwe documenten aan pleio toegevoegd incl. discussies. Uiteindelijk zal deze pleio discussie  (vergaderzaal?) weer gesloten worden.

Met het oog op de archiefwetgeving is het wenselijk dat de pleio discussie geupload wordt naar het DMS om de zaak compleet te krijgen voor besluitvorming. Ik verwacht dat  ook tijdens de discussie informatie wordt uitgewisseld moet worden met het eigen dms. Daarnaast zullen intern documenten onstaan of bestaan die niet op pleio worden geplaatst.

Het is niet ondenkbaar dat er vele docuemten ontstaan binnen pleio. Dan is beheer zeker noodzakelijk. Het lijkt mij logisch dat degene/organisatie die de pleio discussie opent verantwoordelijk is voor het beheer. Wellicht moet binnen pleio zelf gemakkelijke tools komen voor het beheer. Ik pleit er voor om het beheer binnen pleio simpel te houden. Maak er svp geen systeem van die op een dms gaat lijken.

Ook bij discussies tussen medewerkers van verschillende organisatie kan ik mij voorstellen dat deze  uiteindelijk geuploud moeten worden naar het DMS van de organisatie. Ik verwacht niet dat al deze discussies geuploud moeten worden.

 

Lijkt mij ook logisch dat pleio centraal wordt gearchiveerd binnen het E-depot. Centrale archivering lijkt mij meer een optie zoals ook voor de WABO ivoor de toekomst. Denk niet dat alle betrokkenen hiervoor klaar zijn om dat te accepteren. Lokaal binnen eigen dms geniet nog de voorkeur.

Belangrijke punten zijn wel en wellicht al oplost, beveiliging, authenticiteit en gebruikersvriendelijkheid. Dit laatst met name wanneer de burger hierin anticipeert.

Pleio is een mooie oplossing zou zeggen starten en doe praktijk ervaring op bij een organisatie zoals in Haarlem. Praktijk is de belangrijkste leerschool.

Persoonlijk denk ik dat vele organisaties nog niet zo ver zijn om pleio in te zetten

Zie in de praktijk dat 2.0 nog ver weg is, ben zelf misschien binnen deze discussie ook nog wel 1.0

[Joost Geraets]

 

@Yvonne: Achtergronden vind je op pleio.ambtenaar20.nl en Pleio zelf op Pleio.nl.

Yvonne Welings zei:

@Roel, Pleio is voor mij nu nog een tamelijk abstract iets. Waar kan je het zien en hoe het werkt ?

Roel Snijders zei:

Zoals zo vaak is de praktijk altijd wat weerbarstiger dan de theorie. Als ik e...