BAG-audit en scans

[Yvonne Welings]

Dag allen,

Hierbij vraag ik jullie aandacht voor het volgende.
Bij de gemeente Tilburg is het bouwarchief gedeeltelijk gedigitaliseerd. De scans van het bouwarchief worden echter niet geaccepteerd t.b.v. een BAG-audit door het Ministerie van VROM.
De auditor kan ondanks het bestaan van gescande exemplaren eisen de analoge documenten in te zien. Mijn vragen zijn de volgende:
* Heeft een gemeente al ervaring opgedaan met dit fenomeen dat scans niet als rechtsgeldig exemplaar worden geaccepteerd.
* Weet iemand aan wat voor eisen een scan moet voldoen om wel geaccepteerd te worden ?
* Heeft iemand ervaring in een substitutietraject en de eisen aan een audit ?

Graag reacties opdat we allen weer kennis kunnen delen !!

Yvonne Welings

[Ingmar Koch]

Yvonne, misschien een stomme vraag, maar wat zegt het ministerie van VROM hier over? Als zij iets niet accepteren, moeten ze toch ook eisen / criteria hebben waar ze dat aan toetsen?

[Chido Houbraken]

Ik wil even verwijzen naar een ander mooi VROM-project: de WABO (Wet algemene bepalingen omgevingsrecht) of Omgevingsvergunning.
Hiervoor heeft VROM de Landelijke Voorziening Omgevingsloket (LVO) opgezet. Dit is een soort workflow met RM-functionaliteit voor alle aan te vragen Omgevingsvergunningen. De LVO gaat uit van digitale dossiers. Een deel van de BAG-brondocumenten komen daar vandaan.

Het lijkt me niet houdbaar om binnen deze 'keten' aan de ene kant digitale documenten te stimuleren (soms zelfs af te dwingen) en ze aan de andere kant niet te accepteren.

Zie ook deze 2 topics op het Archiefforum:
http://forum.archieven.org/index.php?topic=16245.0
http://forum.archieven.org/index.php?topic=19178.0

En verder ben ik, net als Ingmar, geïnteresseerd in de reactie van VROM.

[Marius Jansen]

Wat VROM volgens mij eigenlijk bedoelt is dat men uitgaat van de originele authentieke brondocumenten als grondslag voor verantwoording. Alle digitale documenten die niet onder de condities zijn vervangen zoals in artikel 7 AW en de artikelen 2 en 6 van het AB worden voorgeschreven worden dan aangemerkt als kopieën en dus niet het origineel. Wanneer digitale documenten niet aan deze eisen voldoen hebben deze feitelijk geen rechtsgeldige status.

Mij lijkt niet dat VROM de bevoegdheden van zorgdragers zoals in deze artikelen vastgelegd zomaar buiten werking kan stellen. Dit lijkt mij overigens ook van toepassing op de digitale bestemmingsplannen. Betekent tevens dat zorgdragers zelf verantwoordelijk blijven voor hun eigen digitale omgeving c.q. e-depot, BAG, LVO, Wabo, etc. ten spijt. Tenzij regelgeving dit helder gaat regelen. Het lijkt er steeds meer op dat bij VROM over de duurzaamheidaspecten en wie precies waarvoor verantwoordelijk is niet echt is nagedacht. Neemt niet weg dat ik ook benieuwd ben naar wat VROM hier zelf over zegt.

[Yvonne Welings]

Mijn eerste reactie was ook om met VROM in contact te treden en te vragen naar de vastgestelde criteria. Alvorens hierop actie te ondernemen wilde ik eerst wat ervaringen horen van anderen, daar leer je altijd van. Het vreemde is dat ik vanochtend van Stinie Francke (Haarlem) vernam dat de gemeente Bennekom, reeds toegelaten, wel scans mogen gebruiken. Of in die scan een waarborg met authenciteit zit weet ik niet. Maar ook dat moet helder gedefinieerd worden wat een waarborg met authenciteit is, en het liefst uniform voor heel Nederland.
Daar is het laatse woord nog niet over gezegd.

[Stinie Francke]

Hoi Yvonne,

Even een nuancering voor wat betreft de BAGaudit van de gemeente Bennebroek. Hierbij is men uitgegaan van zowel de scans, als van de fyieke documenten. De controle van de terugvindbaarheid van de documenten vormt een onderdeel van de BAG-audit. De BAG-audit is veel breder. Op de website van Vrom (verdiepingsdocument uit 2008) vond ik de volgende criteria

Kwaliteitscriteria ten aanzien van gegevens
1. Alle objecten die voldoen aan de objectdefinities en die feitelijk bestaan moeten in de registratie zijn opgenomen (volledigheid)
2. Alle kenmerken van alle geregistreerde objecten zijn opgenomen in de registratie (compleetheid)
3. Alle kenmerken van alle geregistreerde objecten komen overeen met het register (juistheid)

Kwaliteitscriteria ten aanzien van processen
1. De continuïteit van de kwaliteit is gewaarborgd

Kwaliteitscriteria ten aanzien van het systeem
1. Het systeem is uitwisselbaar met de landelijke voorziening (conformiteitstoets)
2. De gegevens voldoen aan de eisen van de Landelijke Voorziening BAG

Deze criteria zijn verder uitgewerkt in kwaliteitseisen. Het criterium juistheid van gegegevens is uitgewerkt in de volgende eisen:

1.Bij het initieel opbouwen van de BAG dienen gemeenten de in de registratie opgenomen objecten met de bijbehorende gegevens tot de gestelde minimumpercentages te onderbouwen met originele brondocumenten, tenzij een dergelijke onderbouwing onmogelijk is dan wel een dergelijke onderbouwing volgens de daarvoor gestelde normen gemiddeld buitenproportioneel veel werk met zich zou meenemen.

Toelichting hierbij:
De achterliggende gedachte hierbij is dat met het koppelen van originele brondocumenten aan de objecten in de registratie het bestaan van het object in juridische zin wordt aangetoond (“je komt het object buiten tegen en administratief bestaat het ook”). De gemeente laat bovendien door het koppelen van originele brondocumenten zien dat zij zorgvuldig omgaat met eerder genomen besluiten. Deze besluiten hebben destijds immers een zorgvuldige procedure doorlopen en hebben een rechtskracht die bij het invoeren van de BAG niet zomaar genegeerd kan worden.

2.Bij elke verschijningsvorm van een object in de BAG dient een verwijzing te zijn opgenomen naar een brondocument waaruit de aanleiding tot opname van de betreffende verschijningsvorm van het object in de registratie blijkt.

In dit verdiepingsdocument is steeds sprake van 'originele brondocumenten'. Hiermee worden de documenten bedoeld met juridische bewijskracht. (Zie de toelichting bij de eerste eis). De documenten met juridische bewijskracht zijn volgens de BAG-medewerkers de fysieke dossiers. Inderdaad zal VROM niet stil hebben gestaan bij de mogelijheid van scans met waarborgen van authenticiteit. In geval van vervanging is er niks aan de hand, dan zijn er uitsluitend scans. Maar de optie van kopieën met de waarborg van authenticiteit zal verder beschreven moeten worden.

[Yvonne Welings]

Hoi Stinie,

Dankjewel voor je uitgebreide en heldere uitleg !!!

Fijne avond,

Yvonne